Formuły w Notion: Do czego są zdolne?
Formuły w Notion pozwalają nam zrobić naprawdę wiele fajnych rzeczy…ale mogą wydawać się skomplikowane (chociaż jeśli macie Business Plan to Notion AI jest w stanie pisać nawet bardzo skomplikowane formuły za Was).
W tym poradniku przybliżymy Wam:
Czym są formuły w Notion
Czym różnią się od formuł w arkuszach kalkulacyjnych (Google Sheets czy Excel)
Jakie są ich zastosowania
To nie będzie 100% pokrycie funkcjonalności formuł, a raczej przystępne wprowadzenie.
Do tego artykułu mamy też wideoporadnik 👇
Czym są formuły w Notion?
Formuła to typ atrybutu w bazie danych Notion, który automatycznie oblicza wartości na podstawie innych atrybutów.
Jeśli korzystałeś z Excela lub Google Sheets, być może myślisz: "To jak zwykłe formuły arkuszowe, prawda?".
Niekoniecznie, jest kilka kluczowych różnic.
Formuły w arkuszach kalkulacyjnych vs. Notion
W Excelu czy Google Sheets:
Formuła znajduje się w konkretnej komórce
Możesz odwoływać się do dowolnej innej komórki w arkuszu
Masz dostęp do całego zakresu danych naraz
Formuła działa "poziomo i pionowo"
W Notion:
Formuła to osobny atrybut (kolumna) w bazie danych
Każdy wiersz (rekord) oblicza formułę osobno, w kontekście własnych danych
Formuła ma dostęp tylko do atrybutów w tym samym wierszu oraz do powiązanych stron (przez atrybut relacji)
Najprościej to wytłumaczyć na przykładzie.
Załóżmy, że mamy bazę danych wydatków, z atrybutem kwota i data. W Excelu moglibyśmy napisać prostą formułę, która np. policzy nam średnią z komórek A1 do A100.W Notion akurat takie operacje można wykonać bez formuł, korzystając z agregacji danych w kolumnie. Za pomocą formuły w Notion możemy jedynie wykorzystać atrybuty danej strony i ewentualnie powiązanych stron.
Moglibyśmy więc za pomocą formuł pokazać na przykład ile dni minęło od daty wydatku.
Taka formuła obliczyłaby się osobno dla każdego wydatku, patrząc tylko na jego własną datę.To sprawia, że formuły w Notion są bardziej zorientowane na konkretne obiekty, a nie na całe zestawy danych.
Po co używać formuł? Praktyczne zastosowania
Teraz, gdy wiesz czym są formuły, czas zobaczyć, co potrafią w praktyce. Poniżej znajdziesz przykłady, które możesz od razu zastosować w swojej przestrzeni roboczej.
1. Automatyczne wyciąganie “wniosków” z danych
Załóżmy, że korzystamy z Notion do zarządzania zadaniami i mamy atrybut Termin zadania i Status.
Jednak patrząc na datę, np. "31/12/2025" musimy najpierw porównać ją do dnia dzisiejszego i wtedy ocenić sytuację.
Data to tylko informacja. Wniosek musimy wyciągnąć sami.
Dzięki formułom Notion możemy przyspieszyć ten proces tworząc formułę, która automatycznie wyświetli wizualny status zadania w zależności od czasu, jaki pozostał na jego realizację:
🔵 Niebieska —> termin w przyszłości, masz czas
🟢 Zielona —> termin przypada dzisiaj, czas działać
🔴 Czerwona —> termin minął, zadanie po czasie
W ten sposób jedno spojrzenie na listę zadań wystarczy, by wiedzieć, co wymaga Twojej natychmiastowej uwagi.
Praca z danymi z innych baz (Relacje)
Kiedy pracujesz w zespole lub z zewnętrznymi klientami, szybki dostęp do danych kontaktowych może być bardzo przydatny.
Formuły 2.0 świetnie radzą sobie z danymi pochodzącymi z relacji (powiązań między bazami) i w efekcie można z nich zrobić takie “filtrowane rollupy”.
Wyobraź sobie projekt, do którego przypisanych jest kilka osób. Zamiast klikać w profil każdej osoby, aby znaleźć jej e-mail, możesz stworzyć formułę, która:
"Wyciągnie" adresy e-mail wszystkich osób przypisanych do projektu.
Posortuje je alfabetycznie.
Sformatuje je w przejrzystą listę, gotową do skopiowania i wklejenia do maila
Co najlepsze, jeśli zmieni się skład zespołu w projekcie, lista e-maili zaktualizuje się automatycznie w czasie rzeczywistym.
3. Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI)
Formuły pozwalają zamienić Notion w prosty system analityczny dla menedżerów. Możesz śledzić wydajność poszczególnych działów bez konieczności generowania skomplikowanych raportów w zewnętrznych narzędziach.
Przykładowo, formuła może automatycznie obliczać:
Ile projektów dany dział ukończył w poprzednim miesiącu.
Czy osiągnięto minimalny cel (np. 4 projekty).
Wizualną ocenę wyniku (np. wyświetlając 🟢, jeśli cel został zrealizowany, lub 🔴, jeśli nie).
To daje natychmiastowy wgląd w kondycję firmy bezpośrednio z poziomu bazy danych.
Jak zacząć z Formułami Notion?
Najłatwiejszym sposobem rozpoczęcia pracy z formułami w Notion jest skorzystanie z Notion AI, które jest dostępne w płatnych planach. W polu formuły, Notion AI ma swoje własne pole tekstowe powyżej pola gdzie piszemy kod - po wysłaniu tam zapytania AI automatycznie wygeneruje odpowiednią formułę bez konieczności znajomości składni.
Jeśli nie posiadasz płatnego planu, nie martw się! W kolejnych artykułach tej serii szczegółowo omówimy proces tworzenia formuł krok po kroku, prezentując praktyczne przykłady i wyjaśniając funkcje i ich zastosowania.
Podsumowanie
Formuły w Notion to potężne narzędzie, które pozwala przekształcić statyczne bazy danych w dynamiczne, interaktywne systemy.
W kolejnych artykułach tej serii zagłębimy się w szczegóły implementacji każdego z tych przykładów oraz poznamy konkretne funkcje które pozwalają nam osiągać te użyteczne rezultaty.